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Rechnung selber schreiben und digital sichern

Durch meine selbstständige Arbeit muss ich in regelmäßigen Abständen Rechnungen schreiben. Meist handelt es sich um Aufträge, bei denen ich ein kleines Büro mit IT Equipment ausstatte, einen Server installiere oder NAS-Laufwerke konfiguriere. Beim Schreiben einer Rechnung muss ich gewisse Dinge beachten. Die Rechnungen müssen im Nachgang sicher aufbewahrt werden.Meine Rechnungen schreibe ich mit Word und versende sie in den meinsten Fällen per E-Mail. Es ist nicht ganz einfach, dabei den Überblick zu behalten. So kommt es in letzter Zeit immer häufiger vor, dass ich über die Anschaffung einer Software nachdenke, mit der ich Rechnungen schneller erstellen kann und diese chronologisch abgespeichert werden.

  1. Was muss beim Schreiben einer Rechnung beachtet werden?
  2. Rechnung selber schreiben – Rechnungsvorlage
  3. Rechnung digital sichern
  4. Lohnt sich eine Buchhaltungssoftware?

Was muss beim Schreiben einer Rechnung beachtet werden?

Wenn Sie eine Rechnung stellen, müssen gewisse Angaben auf der Rechnung enthalten sein, damit diese dem Umsatzsteuergesetz entspricht.

Vollständige Anschrift: Auf einer Rechnung muss Ihre vollständige Anschrift und der Name enthalten sein. Es darf natürlich auch die korrekte Adresse und der Name des Leistungsempfängers (Kunde) nicht fehlen.

Rechnungsnummer: Damit eine Rechnung indentifiziert werden kann, muss die Rechnung eine eindeutige Nummer aufweisen. Oft wird die Rechnungsnummer auch bei der Bezahlung der Rechnungssumme angegeben. Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend sein und aus mehreren Zahlen (Buchstaben) bestehen. Sie müssen nicht alle Rechnungsnummern lückenlos vergeben.

Steuernummer: Um eine Rechnung über die erbrachte Leistung zu stellen, benötigen Sie vom Finanzamt eine Steuernummer. Diese Steuernummer muss immer auf Rechnungen vorhanden sein, die Sie ins europäische Ausland verschicken. Meine Rechnungen werden nicht ins Ausland versendet, jedoch weise ich die Steuernummer auf jeder Rechnung aus.

Rechnungsdatum: Auf der Rechnung muss das Ausstellungsdatum der Rechnung vorhanden sein. Das ist wichtig, damit das gewünschte Zahlungsziel eingehalten und bei eventuellen Mahnverfahren darauf Bezug genommen werden kann.

Welche Leistung wurde erbracht: Auf der Rechnung muss eindeutig erkennbar sein, welche Art Gegenstände und welche Menge geliefertert oder welche Leistungen und deren Umfang erbracht wurden.

Wann wurde die Leistung erbracht: Der Leistungszeitraum oder der Zeitpunkt der erbrachten Leistungen muss auf der Rechnung vorhanden sein.

Rechnungsbetrag: Ein  ganz wichtiger Punkt für Sie ist der Rechnungsbetrag. Bei meinen Rechnungen wird der Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen, da ich nur als Kleinunternehmer tätig bin und keine Umsatzsteuer abführen muss.

Kontoinformationen: Damit die Rechnungen auch ordnungsgemäß beglichen werden können, benötigt der Leistungempfänger Ihre Kontoinformationen. Diese sollten gut leserlich auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Rechung selber schreiben – Rechnungsvorlage

Derzeit schreibe ich meine Rechnungen mit Word. Damit ich die notwendigen Punkte nicht vergesse, habe ich mir eine Rechnungsvorlage erstellt. Es gibt im Internet jede Menge Rechnungsvorlagen, die Sie nutzen können. Ich kann es Ihnen nur empfehlen, eine Rechnungsvorlage zu verwenden. Das Erstellen der Rechnungen geht viel schneller und alle Rechnungen sehen gleich aus. Bevor Sie eine Rechnungsvorlage verwenden, könnten Sie diese von Ihrem Finanzamt oder Steuerberater prüfen lassen.

Word Rechnungsvorlage

Rechnungen digital sichern

Meine Rechnungen speichere ich digital ab. Als Rechnungssteller bin ich dazu verpflichtet, die Rechnungen einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Eingehende Rechnungen sowie wichtige Dokumente werden digitalisiert und auf meinem NAS Laufwerk abgespeichert. Beim digitalen Speichern ist es wichtig, die Rechnungen so geordnet abzulegen, dass Sie diese schnell und einfach wieder finden. Auf dem NAS habe ich mir einen Ordner angelegt, wo die Rechnungen gesichert werden. Für jedes Jahr kommt ein Unterordner mit der Jahreszahl hinzu.

Rechnungen – Jahre

In den Jahresordner lege ich jeweils einen Ordner für die 12 Monate an und speichere die Rechnungen dort ab.

Rechnungen – Monat

Der Rechnungsname sollte eindeutig von Ihnen gewählt werden. Um Konflikt auf Dateiebene zu vermeiden, sollte jeder Rechnungsname nur einmal existieren. Bei der Vergabe der Rechnungsnamen ist es empfehlenswert, wenn Sie eine bestimmte Syntax verwenden, um schnell Rückschlüsse auf das Rechnungsalter ziehen zu können.

Rechnungsname

Lohnt sich eine Buchhaltungssoftware?

Möchte ich mir einen aktuellen Überblick über meine erstellten Rechnungen verschaffen, muss ich die einzelnen Ordner durchsuchen und ggf. jede Rechnung öffnen, um die Rechnungsbeträge zu ermitteln. Aktuelle habe ich keine Möglichkeit, schnell und präzise eine Aussage darüber zu treffen, welche Einnahmen ich im aktuellen Jahr generiert habe. In diesem Zusammenhang habe ich überlegt, eine Buchhaltungssoftware für meine Buchführung einzusetzen. Mit einer passenden Software erhalte ich einen schnellen Überblick über das Geschäftsjahr und kann relativ einfach einen Jahresabschluss erstellen.

Ein Problem, welches ich mit einer Buchhaltungssoftware effizienter lösen könnte, ist die Nachverfolgung offener Rechnungsbeträge. Es kommt eben leider auch vor, dass Rechnungen nicht zum avisierten Zahlungsziel beglichen werden und ich regelmäßig kontrollieren muss, ob offene Rechnung schon bezahlt wurden. Wünschenswert wäre es, wenn die Buchhaltungssoftware meine offenen Posten im Blick hat und eine Meldung für nicht bezahlte Rechnungen erscheint.

Ich bin der Meinung, dass für mich eine Buchhaltungssoftware lohnenswert ist, wenn ich eine gewisse Anzahl von Rechnungen im Jahr schreiben muss. Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass man schnell einen Überblick erhält, wie viele Rechnungen gestellt wurden und welche offenen Posten es noch gibt. Derzeit ist es mir nur mit erhöhtem Aufwand möglich, einen Jahresabschluss durchzuführen. Dafür muss ich mir jede gestellte Rechnung anschauen und die einzelnen Beträge notieren, die ich im Geschäftsjahr eingenommen habe. Eine Unterstützung in der Buchhaltung durch Software zu finden, ist also vermutlich eines der nächsten Projekte.


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