Produktion und Ressourcenplanung mit der richtigen ERP Software verbessern

In einigen Artikeln habe ich Ihnen schon berichtet, was man für eine kleine Firma an IT benötigt. Gestartet wurde mit der IT Ausstattung eines kleinen Büros. Die Grundbedürfnisse an IT waren bei mir sehr überschaubar. Eine geeignete Räumlichkeit lies sich schnell finden und mit IT Equipment ausstatten. Die sichere Speicherung meiner Daten hatte oberste Priorität. Meine Firmendaten werden bei mir auf einem NAS gespeichert und gesichert

Das NAS bietet mir sehr gut Möglichkeiten, Daten effizient zu verwalten. Zusätzlich habe ich den Vorteil, meine Kontakte und Terminplanung auf dem NAS abzulegen. Auch bei einem kleinen Büro kann ich Ihnen nur empfehlen, die IT Geräte (Drucker, NAS, PC) über eine Netzwerkverkabelung zu verbinden. Mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet und Notebook) sind über WLAN ins Firmennetzwerk integriert.

Ressourcen planen

Bei meiner Arbeit ist es sehr wichtig, Ressourcen zu planen und richtig einzusetzen. Projekte oder Aufträge lassen sich ohne passende Ressourcen schwer realisieren. Dabei geht es in erster Linien um die richtige Personalplanung. Eine geeignete Software für diese Zwecke habe ich noch nicht gefunden. Die Arbeit erledige ich zur Zeit mit einer Vielzahl an Excel Tabellen. Neben der Personalplanung kommen jetzt auch noch andere Ressourcen hinzu. Eine effektive Planung mit Excel ist nur noch schwer möglich. Abhängigkeiten und Schnittstellen lassen sich nur mit hohem Aufwand darstellen. 

Ich benötige eine Software, mit der ich mein Personal und Ressourcen planen kann, Kunden verwalte, Dokumente organisiere und einen Überblick über meine Projekte erhalte. Wünschenswert ist der Einsatz einer Software, ohne mehrere Produkte gleichzeitig zu nutzen.

ERP Software

Bei meiner Recherche im Internet bin ich jedesmal über ERP Software oder ERP Programmen gestolpert. Mit einem ERP System (Enterprise Resource Planing) können Sie vorhandene Ressourcen planen und steuern. Zu diesen Ressourcen gehören:

  • Betriebsmittel
  • Mitarbeiter
  • Material

Mit einem guten ERP System lassen sich die Tätigkeiten besser organisieren, kontrollieren und administrieren.

Auswahl treffen

Die Auswahl an ERP Programmen ist sehr groß. Um diese etwas einzugrenzen, können Sie Ihre benötigten Anforderungen definieren und damit die passende Software auswählen. Schauen Sie sich auch die Referenzen eines ERP Anbieters an, um einen Einblick zu erhalten, welche Firmen die Software einsetzen. Ich möchte mit einem ERP System meine Kunden verwalten, die Buchhaltung erledigen, Organisation meiner Dokumente und die Software zum Projektmanagement nutzen. 

abas ERP System

Kundenmanagement

Bei einem Kundenmanagement System (CRM) benötige ich Informationen über Kontaktdaten, Notizen, Dokumenten, Aufgaben, Verkaufsvorgänge und die Korrespondenz mit dem Kunden. Ich möchte schnell und einfach erkennen, welche Informationen für den Kunden wichtig sind und wie ich meine Kommunikation optimal gestalten kann. Mit einem CRM möchte ich alle Aufgaben zum ausgewählten Kunden im Blick haben. 

Finanzbuchhaltung

Mit der Finanzbuchhaltung habe ich derzeit einen erhöhten Aufwand. Für meine Kundendaten habe ich noch keine geeignete Datenbank, wo alle Kunden hinterlegt sind. Rechnung werden von mir „manuell“ erstellt, wo ich die Kundendaten separat einfügen (Anschrift und Adresse) muss. Auch die Kontrolle bezahlter oder unbezahlter Rechnungen läuft nicht automatisch ab. Die ERP Software muss diese Aufgaben selbstständig übernehmen, um keine unbezahlten Rechnungen zu übersehen. Lastschrifteneinzug und Mahnwesen sollen automatisiert durchgeführt werden.

Dokumentenmanagement

Aktuelle lege ich für jeden Kunden einen Ordner an, wo ich die entstandenen Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, sonstiger Schriftverkehr) ablege. Bei zunehmender Kundenanzahl stelle ich mir die Organisation aufwendig vor. Dokumente lassen sich nicht schnell und einfach suchen und ich verschwende zu viel Arbeitszeit mit der Suche nach den richtigen Informationen. 

Ich stelle mir eine zentrale Datenablage vor, wo alle Dokumente bezogen zum Kunden, Auftrag oder Projekt abgelegt werden. Eine revisionssichere Archivierung darf bei der richtigen ERP Software nicht fehlen.

Projektmanagement

Bei meinen Projekten ist es sehr wichtig, Ressourcen zu planen, Aufgaben zu koordinieren und Kosten zu kontrollieren. Auch das Hinzufügen von Meilensteinen und Terminen erachte ich als sinnvoll. Eine Integration des Projektmanagement in die ERP Software ist für mich von Vorteil. Alle Aufgaben lassen sich mit einer Software erledigen und ich muss keine zusätzlichen Schnittstellen schaffen.

Vor- und Nachteile ERP Software

Vorteile:

  • Steigerung der Automatisierung für eine kürzere Bearbeitungszeit
  • Optimierung der Prozess
  • weniger Schnittstellen und organisatorischer Aufwand
  • Erhöhung der Datenqualität

Nachteile:

  • Kosten für die Anschaffung der Software
  • Schulungen für Mitarbeiter
  • Herstellerabhängigkeit

Fazit

Mit einer passenden ERP Software für meine Bedürfnisse kann ich eine Menge Zeit sparen und meine Arbeit effektiver und organisierter durchführen. Dokumente werden revisionssicher abgelegt und sicher archiviert. Projekte können besser geplant und nachverfolgt werden. Meine Kundendaten lassen sich zentral verwalten. 

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