E-Mails, Kontakte, Kalender, Notizen synchronisieren – Einfach und schnell mit einem Exchange Server

E-Mails und Kontakte schnell über iPhone oder Android synchronisieren. Auf allen Geräten (Smartphone, Tablet, Notebook) den gleichen Stand haben. Aufgaben und Kalendereinträge am Smartphone planen oder abfragen.

E-Mails synchronisieren

Die Kommunikation über E-Mail tritt immer mehr in den Vordergrund. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Newsletter, Geburtstagsgrüße usw. werden per E-Mail verschickt. Die E-Mails können Sie bequem mit dem Smartphone, Notebook, Tablet oder PC abrufen. In der Regel werden die E-Mails an mehr als einem Gerät abgerufen. Da macht es Sinn auf allen Geräten den gleichen Stand zu haben. Ich hatte in meinem letzten Artikel schon den Unterschied zwischen IMAP und POP3 beschrieben. Haben Sie mehrere Geräte auf denen Sie Ihre E-Mails abfragen wollen, sollten Sie IMAP verwenden. Ich möchte noch einen Schritt weiter gehen und Ihnen ein Exchange Server Konto vorstellen.

Mit einem Exchange Server Konto läuft die Synchronisation zwischen Smartphone, PC und Tablet noch besser. Die E-Mails werden sofort nach Eingang auf dem Exchange Server an das Smartphone gepusht. Sie können die E-Mails direkt nach dem Versenden einsehen. Sie müssen das Postfach nicht manuell abfragen. Die Übermittlung der E-Mails läuft über Active Sync ab. Active Sync wird fast von jedem aktuellen Smartphone unterstützt. iPhone, Android Smartphones und Blackberry 10 unterstützen Active Sync. Mit Active Sync wird die E-Mail Kommunikation auf dem Smartphone zum Kinderspiel.

Sie können fast den gesamten Funktionsumfang von Microsoft Outlook auf Ihrem Smartphone nutzen. E-Mails empfangen, senden, speichern, Personen zu Besprechungen einladen, E-Mails in Ordner verschieben, E-Mails markieren, nach Betreff und nach Absender suchen und noch viele andere Funktionen. Sie haben Outlook praktisch überall dabei. Gesendete E-Mails von dem Smartphone werden im Ordner „Gesendete Elemente“ abgelegt und sind am PC, Tablet oder Notebook verfügbar. Sie haben auf allen Geräten, mit denen Sie die E-Mails abfragen den gleichen Stand.

Auch die Akkulaufzeit wird durch das Active Sync Verfahren positiv beeinflusst. Sie müssen nicht ständig schauen ob eine neue E-Mail in Ihrem Postfach liegt, oder das Abfragen automatisch auf alle 5 Minuten stellen. Das Active Sync Verfahren löst diese Aufgaben völlig selbstständig.

Kontakte, Kalander, Notizen synchronisieren

Über eine Exchange Server können Sie auch die Kontakte, Kalendereinträge und Notizen synchronisieren. Das ist ein entscheidender Vorteil zum IMAP Verfahren. Sie pflegen Ihre Kontakt und Kalendereinträge ganz bequem über Microsoft Outlook am PC. Die neuen Termine oder Kontakte werden dann automatisch auf das Smartphone weitergeleitet. Auch wenn Sie von unterwegs einen neuen Termin oder Kontakt in Ihr Smartphone eintragen, sind diese Informationen auch auf dem PC zu Hause oder im Büro verfügbar. Sie müssen keine doppelten Kalender oder Adressbücher pflegen. Das erleichtert die Arbeit sehr und Sie haben auf allen Geräten den gleichen Stand.

Auch die angelegten Notizen werden vom Smartphone mit dem Exchange Server synchronisiert. Die Notizen vom Smartphone erscheinen dann auf dem PC, oder umgekehrt.

Microsoft Exchange Server mieten

Jetzt bleibt noch die spannende Frage, wo man solch ein Microsoft Exchange Server Konto mieten kann. Ich habe mein Exchange Server Konto bei 1und1 gemietet. Das Konto kostet 9,99 Euro im Monat. Sie haben 25GB Speicherplatz zur Verfügung. Ich habe keinen anderen Anbieter gefunden, wo ich so viel Speicherplatz für diesen Preis bekomme. Meine vorhandenen E-Mails habe ich alle auf den Exchange Server von 1und1 hochgeladen. Das funktioniert wunderbar. Ihre vorhandene E-Mail Adresse können Sie weiter nutzen. Sie müssen sich keine neue E-Mail Adresse zulegen.

Die Einrichtung geht einfach und schnell. Bei Problemen steht Ihnen einen sehr kompetente Supporthotline zur Verfügung. Diese musste ich aber noch nicht in Anspruch nehmen, da alles auf Anhieb funktioniert hat. Ich bin mit dem Service von 1und1 sehr zufrieden. In meinem nächsten Artikel werde ich die Einrichtung von einem Microsoft Exchange Konto über Outlook beschreiben.