E-Mails in Outlook schneller suchen und finden

Wenn Sie in Outlook eine wichtige E-Mail suchen möchten, kann Ihnen die Sofortsuche weiterhelfen, die E-Mail schnell zu finden. Die Sofortsuche sucht in allen Bereichen der Outlook-Ordner (E-Mail, Kalender und Aufgaben).

In Outlook können Sie über das Sofortsuchfeld einfache Suchbegriffe eingeben. Das Feld für die Sofortsuche erscheint ganz oben in der E-Mail Liste.

Geben Sie in dem Suchfeld ein Suchbegriff ein, um E-Mails mit diesem Schlüsselwort zu suchen. Es werden alle E-Mails angezeigt, indem das Schlüsselwort vorhanden ist. In meinem Beispiel habe ich den Suchbegriff „fussball“ eingegeben.

Groß- und Kleinschreibung ist für die Sofortsuche irrelevant. Um die Suche zu verfeinern, können Sie die Suche auf einen bestimmten Bereich eingrenzen. Der Bereich kann eine Begrenzung auf den Zeitraum der zu suchenden E-Mails sein. Die Begrenzung auf eine bestimmte Person, oder die Begrenzung auf Dateianhänge. Es sind noch andere Kombinationen möglich.

Für mich ist es wichtig, dass ich die Suche nach E-Mails schnell und einfach durchführen kann. Ich möchte mich nicht durch unzählige Menüs klicken, um eine E-Mail zu suchen. Für die schnelle Suche von E-Mails sind die Suchparamter wichtig.

Suchparameter in Outlook verwenden

Mit den Suchparametern lassen sich E-Mails schnell und einfach suchen und finden. Sie müssen keine Einstellungen im Outlook Menü vornehmen, weil die Suche direkt über die Suchparameter steuerbar ist. In der Liste finden Sie alle wichtigen Suchparameter für eine effiziente E-Mail Suche in Outlook.

SuchoperatorSucheingabe – BeispielSuchergebnis
NameMichael MustermannE-Mails, die Michael, Schmidt oder Michael Schmidt enthalten
UNDMichael UND MustermannE-Mails, die sowohl Michael als auch Schmidt enthalten
ODERMichael ODER MustermannE-Mails, die entweder Michael oder Mustermann enthalten
NICHTNICHT MichaelE-Mails, die Michael nicht enthalten
“ „„Michael Mustermann“E-Mails, die exakt Michael Mustermann enthalten
von:von:“Michael Mustermann“Erhaltene E-Mails von Michael Mustermann
an:an:“Michael Mustermann“Gesendete E-Mails an Michael Mustermann
cc:cc:“Michael Mustermann“Gesendete E-Mails mit Michael Mustermann in cc
Betreff: Betreff:HausaufgabenE-Mails, die Hausaufgaben im Betreff stehen haben
Inhalt:Inhalt:BerechtigungE-Mails, die Berechtigung im Textkörper stehen haben
gesendet:gesendet:13.06.2019E-Mails, die am 13.06.2019 gesendet wurden
gesendet:gestern E-Mails, die gestern gesendet wurden
empfangen:empfangen:13.06.2019E-Mails, die am 13.06.2019 empfangen wurden
empfangen:vorgesternE-Mails, die vorgestern empfangen wurden
gelesen:gelesen:neinE-Mails, die noch nicht gelesen wurden
istmarkiert:istmarkiert:wahrE-Mails, die zur Nachverfolgung markiert sind
fällig:fällig:morgenE-Mails, die zur Nachverfolgung markiert und morgen fällig sind
größe:größe:>20KBE-Mails, die größer als 20KB sind („<“ für „kleiner als“)
nachrichtengröße:nachrichtengröße:großE-Mails, die zwischen 100KB und 500KB liegen
hatanlage:hatanlage:jaE-Mails, die eine oder mehrere Anlagen enthalten
anlage:anlage:schreiben.docxE-Mails, die die Anlage schreiben.docx enthalten

Die Suchparameter funktionieren beim meinem Outlook 2016 ohne Probleme. Das Oulook verbindet sich mit meinem Exchange Server, auf dem die E-Mails gespeichert sind. Aufgaben und Kalendereinträge lassen sich auch durchsuchen.

E-Mails suchen über Outlook Dialogfenster

Die Suche nach E-Mails können Sie auch über die detaillierte Outlook-Suche durchführen. Das Suchen über die Erweitere Suche hat den Vorteil, dass Sie die Suchoperatoren nicht eintippen müssen, weil die Suche über eine grafische Eingabemaske erfolgt.

Klicken Sie dazu in das Suchfeld. Die Suchtools werden jetzt eingeblendet und sind nutzbar.

Über die Suchtools lassen sich die gewünschten Suchoperatoren auswählen. Klicken Sie z.B. auf das „Von“ Symbol, werden Sie nach dem Absendername gefragt. Die Suche beschränkt sich in diesem Fall auf den Namen, den Sie eingeben.

Die Erweiterte Suche starten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Suchtools drücken und im Menü auf Erweiterte Suche klicken.

In diesem Fenster lassen sich alle Suchkriterien und Suchparameter einstellen.

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