IT Ausstattung im Büro – NEU hilfreiche Tipps

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Ein Büro sollte mit der wichtigsten IT Ausstattung ausgerüstet sein, um eine größt mögliche Produktivität zu erreichen. Es muss nicht gleich ein Server angeschafft werden, um die Aufgaben im Büroalltag zu bewältigen.

Es gibt andere Lösungen die kostengünstiger, einfacher zu administrieren und energieeffizienter sind. An erster Stelle sollten Sie sich überlegen, wie viele Personen die IT Ausstattung nutzen. Bei einem kleinen Büro gehe ich von 1 bis 10 Personen aus. Der nächste Schritt beinhaltet die Überlegung, welche Funktionen benötigt werden. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um eine Dateifreigabe für Windows, eine regelmäßige Datensicherung, das Verwalten von E-Mails und Adressbüchern, ein VPN Zugang und eine Möglichkeit, in der Zugriffsberechtigungen erteilt und Daten verschlüsselt werden können.

IT Ausstattung für ein Büro

Es wird eine technische Möglichkeit benötigt, mit der folgende Funktionen abgebildet werden. Lizenzkosten und den administrativer Aufwand darf man nicht aus dem Fokus verlieren. Mit einem Windows oder Linux Server können Sie viele Aufgaben bewältigen. Die Installation, Einrichtung, Wartung und Betreuung setzen jedoch fachspezifische Kenntnisse voraus. Die Kosten für Hardware und Lizenzen übersteigen schnell die 1000 Euro Marke. Das Budget für die Installation und Konfiguration muss einkalkuliert werden.

Dateifreigabe

  • ​​Dateien auf dem NAS mit jedem teilen und durch Zugriffsberechtigungen optimal absichern.
  • Dateien von mehreren Plattformen (Windows, Mac, Linux oder Mobilgeräten) abrufen.

Datensicherung

  • Dateien sichern von allen Geräten (Windows-, Mac- oder Linux-Computer oder mobilen Geräten).
  • Bestimmte Ordner vom Computer in Echtzeit sichern.
  • Native Unterstützung für Time Machine von Apple.

Mailserver

  • Sicherer, zuverlässiger Mailserver, von dem die Mitarbeiter einen webbasierten Client nutzen können, um ihre E-Mails zu verwalten.
  • Durchsuchen von Adressbüchern und Freigeben von Mailboxen für Kollegen.
  • Verwaltung der E-Mails von unterwegs für iOS und Android.

VPN

  • Zugriff über gesicherte VPN Verbindung auf den Speicher.

Sicherheit

  • Verschlüsselung der Daten.
  • Schutz der Anmeldedaten (2-Stufen-Verifizierung).
  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung

Keine Angst für Stromausfällen

Mit einer normalen USV bist Du gegen Stromausfälle eine gewisse Zeit abgesichert. Dabei geht es nicht darum, einen langen stromlosen Betrieb zu überbrücken. Vielmehr sollen Sie die Möglichkeit erhalten, bei einem Stromausfall die technischen Geräte sauber runter zufahren. Kurze Stromausfälle bekommst gar nicht mehr mit, wenn die Geräte mit der USV verbunden sind. Der Nachteil an einer USV ist, dass Du die Geräte nicht besonders lange ohne Strom versorgen kannst.

Möchtest Du Geräte wie PC, Monitor, Laptop, Drucker und NAS längere Zeit über einen Akku versorgen, kann ich Dir die EcoFlow DELTA mini empfehlen. Sie hat eine Kapazität von 882 Wh und eine Ausgangsleistung von 1400 W. Damit bist Du perfekt vor Stromausfällen geschützt.

Gerade in der jetzigen Zeit wird viel im Home Office gearbeitet. Ich sitze an schönen Tag auch gerne auf meiner Terrasse und arbeite an der frischen Luft. Dafür eignet sich die EcoFlow Delta mini Powerstation perfekt, weil ich meinen Monitor und Laptop mit Strom versorgen kann, ohne lange Stromkabel verlegen zu müssen. So kann ich meinen mobiles Büro überall aufbauen und effizient nutzen. Das Gerät ist tragbar und kann sogar über die integrierten Solarmodule aufgeladen werden. Ich würde es als perfekte mobile Solaranlage bezeichnen.

Büroalltag mit einem NAS meistern

Alle Funktionen kannst Du meiner Meinung nach sehr gut mit einem NAS von Synology abbilden. Um ein hohes Maß an Sicherheit und Performance zu erlangen, empfehle ich Dir ein NAS mit vier Festplatteneinschüben (ggf. ein NAS mit zwei Einschüben). Es müssen nicht von Anfang an gleich alle vier Einschübe belegt werden. Je nach benötigtem Datenvolumen lässt sich das NAS skalieren. 

Funktionen

Ich verwende seit ca. 3 Jahren ein Synology NAS mit vier Festplatteneinschüben. Über das NAS wird mein gesamter Büroalltag organisiert. Das NAS dient bei mir nicht nur zur Dateiverwaltung, sondern übernimmt Funktionen wie E-Mail-Server, Foto-Station, Kalender, Kontakte und noch weitere.

Alle E-Mails, Kontakte und Kalender kann ich mit meinen verschiedenen Endgeräten ohne Probleme synchronisieren. Somit habe ich auf meinem iPhone, Tablet und Laptop immer den gleichen Datenstand und muss die Daten nicht an verschieden Endpunkten pflegen. Das ist sehr komfortabel und erspart eine Menge Aufwand.

Meine Fotos lassen sich von einem iPhone oder Android Gerät automatisch auf dem NAS sichern. Diese Funktion finde ich sehr praktisch, weil ich mir keine Gedanken mache, wann ich die Fotos das letzte Mal gesichert habe. Ich muss die Fotos nicht in der Cloud speichern und habe damit die alleinige Hoheit über meine Daten.

Private Cloud

Mit dem Synology NAS habe ich meine private Cloud geschaffen, die von mir administriert wird und sich in meinem privaten Netzwerk befindet. Ein Unbefugter Zugriff ist nicht möglich. Ich alleine kann entscheiden, was mit meinen Daten passiert. Dies ist für mich ein großer Vorteil, gegenüber öffentlicher Cloud Anbieter.

Einrichtung

Für die Einrichtung und Verwaltung des NAS sind keine Fachkenntnisse erforderlich. Ein Installations-Assistent führt Dich Schritt-für-Schritt durch die Einrichtung. Am Ende ist das NAS so konfiguriert, dass dort Daten aus dem Netzwerk abgelegt werden können. Die Einrichtung von einem E-Mail-Server ist mit einer guten Anleitung in ca. 1 Stunde erledigt. Den Aufbau eines E-Mail-Servers habe Schritt-für-Schritt beschrieben.

Aufstellungsort

Das Synology NAS kann im Büro aufgebaut werden. Das NAS arbeitet so leise, dass es im normalen Büroalltag nicht stört. Steht ein separater Technikraum zur Verfügung, würde ich empfehlen, es dort aufzubauen. Ich habe das NAS bei mir im Keller aufgebaut. Dort ist es kühler und jegliche Geräusche werden von mir nicht wahrgenommen.

Netzwerkverkabelung

Wichtig bei der Einrichtung ist die Netzwerkverkabelung. Eine Anbindung von mindestens 1 GBit/s ist empfehlenswert. Soll zusätzlich über das Internet zugegriffen werden, würde ich eine Uploadgeschwindigkeit von mindestens 50 MBit/s einsetzen.

IT-Ausstattung
Synology DS918+
Bildquelle: synology.com

Ich möchte Dir ein paar Funktionen beschreiben, die Du bei einem Synology NAS erhältst.

Einfache und sichere Dateifreigabe

Mit einem Link lassen sich Dateien freigeben oder Datei-Uploads von anderen anfordern. Der Link kann mit einem Kennwort und einer Gültigkeitsdauer gesichert werden, bevor Sie ihn mit anderen Benutzern teilen.

Synology File Station – Bildquelle: synology.com

Datenzugriff von überall

Du hast die Möglichkeit Ihre Daten von überall zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Verbindung von einem Tablet, Smartphone, PC oder Laptop herstellen möchten. 

Zentraler Dateizugriff

Verknüpfte Ordner von öffentlichen Cloud-Speichern (Dropbox, Google Drive, Micosoft OneDrive) können mit dem NAS so eingerichtet werden, dass Du auf diese Remote-Daten so zugreifen kannst, als wären sie lokal gespeichert. 

Datensicherung auf allen Geräten

Eine Datensicherung sollte regelmäßig in kurzen Abständen durchgeführt werden. Bei einem Synology NAS können Sie diese Aufgabe weitestgehend automatisieren. Das Sichern von Daten auf allen Ihren Geräten (Windows-, Mac-, Linux-Computer oder mobile Endgeräte) ist möglich. Eine Untersützung für Time Machine von Apple ist vorhanden.

Datensicherung – Bildquelle: synology.com

Mailserver

Du kannst einen sicheren und zuverlässigen Mailserver einrichten, der Dir einen webbasierten Client mitliefert, um Deine E-Mails zu verwalten.

MailPlus – Synology – Bildquelle: synology.com

Speicherkapazität

Beim Kauf von Festplatten gehe ich immer so vor, dass ich mir den Preis pro Terrabyte (TB) ausrechne und dementsprechend das beste Preis-Leistungsangebot auswähle. Eine gute 4 TB Festplatte kostet derzeit ca. 120 Euro. Das entspricht ca. 30 Euro pro TB. Eine 2 TB  Platte liegt bei ungefähr 80 Euro. Auch wenn 4 TB für den Anfang vielleicht etwas viel erscheinen, würde ich diese Größe bevorzugen, da es das beste Preis-Leistungsangebot ist. Außerdem bietet ein großer Speicher optimale Voraussetzungen, um Daten sicher abzulegen.

Internetanbindung

Beim DSL Anschluss reichen 50-100 MBit/s im Download aus. Für den Upload sollten 10-50 MBit/s zur Verfügung stehen. Eine ausreichend hohe Upload Rate wäre in vielen Fällen sehr wichtig, da von außen (aus dem Internet) auf das NAS zugegriffen werden kann, um Daten hoch- oder runterzuladen. Bei einem Upload von z.B. nur 2 MBit/s müsste man sich beim Hochladen von größeren Daten schon auf etwas mehr Wartezeit einstellen.

Router

Als Router kann ich uneingeschränkt eine FritzBox oder den Telekom Speedport Router empfehlen. Die Funktionen sind weit umfangreicher als benötigt und sehr gut zu administrieren. Der Anschluss vom Telefon ist problemlos möglich. Je nach Anbieter können auch verschiedene Telefonanschlüsse ( und -nummern) zur Verfügung stehen.

Router, NAS und PC sollten mit einem GigaBit Switch zum Netzwerk verbunden werden. Die Laptops und Mobilgeräte würde ich über WLAN einbinden. Um einen optimalen WLAN Empfang zu erhalten, kannst Du ein paar Tricks (WIFI Analyser, Router am richtigen Platz aufstellen, WLAN-Booster usw.) anwenden.

Welche Kabellängen benötigt werden, können meist erst nach einer Besichtigung der Büroräume ermittelt werden. 

Beim Kauf der Fritzbox würde ich noch warten bis der DSL Anschluss gelegt wurde. Oft bietet der Provider auch entsprechende Geräte an. 

Drucker

Die Wahl des Druckers hängt von vielen Faktoren ab. In erster Linie musst Du Dir überlegen, welche Anforderungen an einen Drucker für Dich wichtig sind. In meinem Büro habe ich einen WLAN Drucker installiert. Die Möglichkeit über WLAN zu Drucker ist sehr komfortabel. Dabei ist es egal, ob der Druck von einem Windows PC, Smartphone oder Tablet ausgeführt werden soll.

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