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IT Ausstattung für ein kleines Büro – Was wird benötigt?

Ein Büro sollte mit der wichtigsten IT ausgestattet sein, um eine größt mögliche Produktivität zu erreichen. Es muss nicht gleich ein Server angeschafft werden, um die Aufgaben im Büroalltag zu bewältigen. Es gibt andere Lösungen die kostengünstiger, einfacher zu administrieren und energieeffizienter sind. An erster Stelle sollten Sie sich überlegen, wie viele Personen die IT Ausstattung nutzen. Bei einem kleinen Büro gehe ich von 1 bis 10 Personen aus. Der nächste Schritt beinhaltet die Überlegung, welche Funktionen benötigt werden. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um eine Dateifreigabe für Windows, eine regelmäßige Datensicherung, das Verwalten von E-Mails und Adressbüchern, ein VPN Zugang und eine Möglichkeit, in der Zugriffsberechtigungen erteilt und Daten verschlüsselt werden können.

IT Ausstattung für ein kleines Büro

Es wird eine technische Möglichkeit benötigt, mit der folgende Funktionen abgebildet werden. Lizenzkosten und den administrativer Aufwand darf man nicht aus dem Fokus verlieren. Mit einem Windows oder Linux Server können Sie viele Aufgaben bewältigen. Die Installation, Einrichtung, Wartung und Betreuung setzen jedoch fachspezifische Kenntnisse voraus. Die Kosten für Hardware und Lizenzen übersteigen schnell die 1000 Euro Marke. Das Budget für die Installation und Konfiguration muss einkalkuliert werden.

Dateifreigabe

  • ​​Dateien auf dem NAS mit jedem teilen und durch Zugriffsberechtigungen optimal absichern.
  • Dateien von mehreren Plattformen (Windows, Mac, Linux oder Mobilgeräten) abrufen.

Datensicherung

  • Dateien sichern von allen Geräten (Windows-, Mac- oder Linux-Computer oder mobilen Geräten).
  • Bestimmte Ordner vom Computer in Echtzeit sichern.
  • Native Unterstützung für Time Machine von Apple.

Mailserver

  • Sicherer, zuverlässiger Mailserver, von dem die Mitarbeiter einen webbasierten Client nutzen können, um ihre E-Mails zu verwalten.
  • Durchsuchen von Adressbüchern und Freigeben von Mailboxen für Kollegen.
  • Verwaltung der E-Mails von unterwegs für iOS und Android.

VPN

  • Zugriff über gesicherte VPN Verbindung auf den Speicher.

Sicherheit

  • Verschlüsselung der Daten.
  • Schutz der Anmeldedaten (2-Stufen-Verifizierung).

Mein Lösungsvorschlag

Diese Funktionen können Sie meiner Meinung nach sehr gut mit einem NAS von Synology abbilden. Um ein hohes Maß an Sicherheit und Performance zu erlangen, empfehle ich Ihnen ein NAS mit vier Festplatteneinschüben (ggf. ein NAS mit zwei Einschüben). Es müssen nicht von Anfang an gleich alle vier Einschübe belegt werden. Je nach benötigtem Datenvolumen lässt sich das NAS skalieren. 

Synology DS918+
Bildquelle: synology.com

Ich möchte Ihnen ein paar Funktionen beschreiben, die Sie bei einem Synology NAS erhalten.

Einfache und sichere Dateifreigabe

Mit einem Link können Sie Dateien freigeben oder Datei-Uploads von anderen anfordern. Der Link kann mit einem Kennwort und einer Gültigkeitsdauer gesichert werden, bevor Sie ihn mit anderen Benutzern teilen.

Synology File Station – Bildquelle: synology.com

Datenzugriff von überall

Sie haben die Möglichkeit Ihre Daten von überall zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Verbindung von einem Tablet, Smartphone, PC oder Laptop herstellen möchten. 

Zentraler Dateizugriff

Verknüpfte Ordner von öffentlichen Cloud-Speichern (Dropbox, Google Drive, Micosoft OneDrive) können mit dem NAS so eingerichtet werden, dass Sie auf diese Remote-Daten so zugreifen, als wären sie lokal gespeichert. 

Datensicherung auf allen Geräten

Eine Datensicherung sollte regelmäßig in kurzen Abständen durchgeführt werden. Bei einem Synology NAS können Sie diese Aufgabe weitestgehend automatisieren. Das Sichern von Daten auf allen Ihren Geräten (Windows-, Mac-, Linux-Computer oder mobile Endgeräte) ist möglich. Eine Untersützung für Time Machine von Apple ist vorhanden.

Datensicherung – Bildquelle: synology.com

Mailserver

Sie können einen sicheren und zuverlässigen Mailserver einrichten, der Ihnen einen webbasierten Client mitliefert, um Ihre E-Mails zu verwalten.

MailPlus – Synology – Bildquelle: synology.com

Speicherkapazität

Beim Kauf von Festplatten gehe ich immer so vor, dass ich mir den Preis pro Terrabyte (TB) ausrechne und dementsprechend das beste Preis-Leistungsangebot auswähle. Eine gute 4 TB Festplatte kostet derzeit ca. 120 Euro. Das entspricht ca. 30 Euro pro TB. Eine 2 TB  Platte liegt bei ungefähr 80 Euro. Auch wenn 4 TB für den Anfang vielleicht etwas viel erscheinen, würde ich diese Größe bevorzugen, da es das beste Preis-Leistungsangebot ist. Außerdem bietet ein großer Speicher optimale Voraussetzungen, um Daten sicher abzulegen.

USV

Mit einer passenden USV sind Sie gegen Stromausfälle eine gewisse Zeit abgesichert. Dabei geht es nicht darum, einen langen stromlosen Betrieb zu überbrücken. Vielmehr sollen Sie die Möglichkeit erhalten, bei einem Stromausfall die technischen Geräte sauber runter zufahren. Kurze Stromausfälle bekommen Sie gar nicht mehr mit, wenn die Geräte mit der USV verbunden sind.  

Internetanbindung

Beim DSL Anschluss reichen 50 MBit/s im Download aus. Für den Upload sollten 10 MBit/s zur Verfügung stehen. Eine ausreichend hohe Upload Rate wäre in vielen Fällen sehr wichtig, da von außen (aus dem Internet) auf das NAS zugegriffen werden kann, um Daten hoch- oder runterzuladen. Bei einem Upload von z.B. nur 2 MBit/s müsste man sich beim Hochladen von größeren Daten schon auf etwas mehr Wartezeit einstellen.

Router

Als Router kann ich uneingeschränkt eine Fritzbox empfehlen. Die Funktionen sind weit umfangreicher als benötigt und sehr gut zu administrieren. Der Anschluss vom Telefon ist problemlos möglich. Je nach Anbieter können auch verschiedene Telefonanschlüsse ( und -nummern) zur Verfügung stehen.

Router, NAS und PC sollten mit einem GigaBit Switch zum Netzwerk verbunden werden. Die Laptops und Mobilgeräte würde ich über WLAN einbinden. Um einen optimalen WLAN Empfang zu erhalten, können Sie ein paar Tricks (WIFI Analyser, Router am richtigen Platz aufstellen, WLAN-Booster usw.) anwenden.

Welche Kabellängen benötigt werden, können meist erst nach einer Besichtigung der Büroräume ermittelt werden. 

Beim Kauf der Fritzbox würde ich noch warten bis der DSL Anschluss gelegt wurde. Oft bietet der Provider auch entsprechende Geräte an. 

Drucker

Die Wahl des Druckers hängt von vielen Faktoren ab. In erster Linie müssen Sie sich überlegen, welche Anforderungen an einen Drucker für Sie wichtig sind. In meinem Büro habe ich einen WLAN Drucker installiert. Die Möglichkeit über WLAN zu Drucker ist sehr komfortabel. Dabei ist es egal, ob der Druck von einem Windows PC, Smartphone oder Tablet ausgeführt werden soll.

Mögliche Einkaufsliste:

1. Synology DS918+ 4 Schacht NAS

2. Zwei Festplatten á 4 TB

3. Gigabit Switch von Netgear

4. USV von APC


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