Dokumente digitalisieren und archivieren – Sicher digital aufbewahren

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Bei uns zu Hause gibt es nur noch wenige CDs und DVDs. Musik und Filme streamen wir über Amazon und Co. Meine komplette Musiksammlung habe ich digitalisiert und auf einem NAS abgelegt. Private Fotos und Videos speichern wir auch auf einem NAS ab, da ich die Fotos nicht mit Google synchronisieren möchte.

Für die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten habe ich noch keine richtige Lösung. Viele Dokumente (Rechnungen, Versicherungsverträge usw.) bekomme ich digital per E-Mail. Diese bleiben dann aber meist auf meinem Exchange Server liegen. Eine durchdachte Archivierungs-Struktur habe ich mir noch nicht überlegt. Außerdem gibt es noch genügend Dokumente in Papierform, die bei mir wild auf dem Schreibtisch rumliegen und warten das sie irgendwann mal einsortiert und eingeheftet werden.

Dokumente archivieren

Für meine geschäftlichen Dokumente würde ich gerne einen Weg finden, wie ich sie langfristig und sicher aufbewahre. Der Einsatz einer Archivierungssoftware macht da wahrscheinlich am meisten Sinn. Eine gute Lösung sollte die Dokumente zeitlich begrenzt und unbegrenzt speichern können.

Mein Aktenschrank ist mittlerweile ganz schön voll. Dokumente zu suchen und in einer annehmbaren Zeit zu finden, wird mit steigender Anzahl an Dokumenten immer schwieriger. Eine digitale Archivierung würde dahingehend schon helfen, weil ich einfach weniger Platz benötige und meine Dokumente schneller finde. Auch der Zugriff von unterwegs oder aus dem Büro wäre somit möglich. Wichtig bei solch einer Lösung ist, dass Sie das Archiv mit Sicherungskopien sichern, um es in einem Fehlerfall schnell wiederherzustellen.

Dokumente digital speichern – Übersichtliche Ordnerstruktur

Wenn eine Archivierungs-Software für Sie ungeeignet ist, oder Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente erst langsam beginnen möchten, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie die Digitalisierung vornehmen.

Damit Sie Ihre Dokumente digitalisieren können, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Scanner – zum Einscannen der Dokumente
2. Speicherplatz – externe USB Festplatte, NAS, Festplatte im PC oder Notebook
3. Passende Ordnerstruktur

Scanner

Das wichtigste für die Digitalisierung ist der Scanner. Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente erst beginnen und noch keinen Scanner haben, würde ich darauf achten, einen qualitativ guten Scanner zu kaufen. Die Scann-Geschwindigkeit ist sehr entscheidend, gerade wenn Sie am Anfang einen großen Berg an Dokumenten einscannen möchten. Sobald Sie alle Dokumente digitalisiert haben und sich nur noch um das Archivieren neuer Dokumente kümmern müssen, ist die Scann-Geschwindigkeit wahrscheinlich nicht mehr ganz so entscheidend.

Speicherplatz

Ich würde es Ihnen nicht empfehlen, dass Sie die Dokumente auf Ihrem PC oder Notebook speichern, wenn dieser nur mit einer Festplatte ausgestattet ist. Die Dokumente sollten nicht auf der Festplatte archiviert werden, wo das Betriebssystem installiert ist. Bei einem Fehler im Betriebssystem kann es passieren, dass Sie das System neu installieren müssen und vorher nicht mehr die Möglichkeit haben, die Dokumente zu sichern.

Meine Empfehlung sieht folgendermaßen aus, für die Archivierung eine externe Festplatte oder ein NAS zu nutzen. Setzen Sie eine externe Festplatte ein, würde ich zur Sicherheit eine zweite externe Festplatte kaufen und diese als Sicherung an einem sicheren Ort aufbewahren.

Archivieren Sie die Dokumente auf einem NAS, wäre es praktisch, wenn das NAS aus einem Verbund zweier Festplatten besteht, die gespiegelt sind. Das hat den Vorteil, dass bei einem Festplatten-Crash die Daten auf der zweiten Festplatte noch vorhanden sind. Um auch hier ganz sicher zu sein, können Sie die archivierten Dokumente regelmäßig als Backup auf einer externen Festplatte sichern und diese wieder an einem sicheren Ort aufbewahren.

Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre erstellten Sicherungen funktionieren und ob alle Dokumente auf den Sicherungen enthalten und lesbar sind.

Ordnerstruktur

Damit Sie den Überblick behalten und alle Dokumente schnell und zuverlässig finden, sollte eine passende Ordnerstruktur erstellt werden. Die Ordnerstruktur können Sie mit Ihrem Aktenschrank und den Aktenordner gleichsetzen. Dort werden Sie sich ein System überlegt haben, wie Sie Ihre Dokumente abheften, um sie schnell wiederzufinden. Diese Struktur können Sie bei der Digitalisierung fortführen.

Meistens werden die Aktenordner nach Jahren oder Bereichen unterteilt. Ich habe für meine private Archivierung die Struktur „Bereiche“ gewählt. Das hängt damit zusammen, da ich oft nicht mehr genau weiß, aus welchem Jahr ein gesuchtes Dokument sein könnte.

Geben Sie Ihren Dokumenten selbsterklärende Namen z.B. „Steuererklärung_2017“ oder „Versicherungsbeitrag_Rechtsschutz_07_2017“, damit Sie diese durch Suchbegriffe wiederfinden können.

Fazit

Ich bin davon überzeugt, dass eine Digitalisierung von Dokumenten auf lange Sicht sinnvoll ist. Der Anfang wird sehr schwer und zeitaufwendig sein, weil Sie initial alle Dokumente sichten, begutachten, scannen, beschriften und einsortieren müssen. Haben Sie diesen Berg an Arbeit erledigt, fällt Ihnen die tägliche Archivierung sehr leicht. Durch die Digitalisierung lassen sich Dokumente schneller finden und sind bei richtiger Sicherung und Archivierung zeitlich unbegrenzt aufzubewahren.